Dokumentacja pracownicza: 5 błędów, które firmy popełniają latami

Nieaktualizowanie dokumentów

Kodeks pracy wyznacza każdemu pracodawcy obowiązek przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Z jednej strony są to informacje, których żąda od przyszłego pracownika podczas procesu rekrutacji (jak dane osobowe, historia zawodowa i wykształcenia), z drugiej to dane, które są gromadzone podczas okresu zatrudnienia, jak choćby odbyte szkolenia, wnioski urlopowe czy ewidencja czasu pracy. Cała dokumentacja musi być prowadzona w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Ponadto musi być ona systematycznie aktualizowana – dotyczy to wypadku zmiany danych pracownika (adresu, konta bankowego, nazwiska itd.), jak również przechowywania wszystkich aktualnych dokumentów. Zaakceptowany i podpisany przez pracownika regulamin, złożony wniosek urlopowy czy zaświadczenie odbytego szkolenia muszą się znaleźć dokumentacji zaraz po ich złożeniu.

Brak podziału na części A, B, C, D i E albo mieszanie dokumentów

Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzić dla każdego pracownika oddzielnie akta osobowe. Składają się one z pięciu części i nie można ich „mieszać”- przechowywać bez stosownego podziału. Są to części A, B, C, D i E, które dotyczą w każdym wypadku innego aspektu związanego ze stosunkiem pracy i aktami osobowymi pracownika (np. związane z kontrolą trzeźwości, rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy czy nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia).

Nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji 

Art. 94 pkt. 9b Kodeksu pracy mówi o obowiązku pracodawcy przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Złamanie tego przepisu dotyczy między innymi braku ochrony danych osobowych (np. przechowywania jej bez odpowiedniego zabezpieczenia fizycznego lub cyfrowego) czy też przechowywania akt w miejscu dostępnym dla osób postronnych.

Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy lub prowadzenie jej w sposób niepełny

Prowadzona przez pracodawcę ewidencja czasu pracy pracownika musi być prowadzona dla każdego pracownika oddzielnie i powinna co najmniej zawierać:

• liczbę przepracowanych godzin,

• godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy (z pewnymi wyjątkami),

• pracę w godzinach nadliczbowych, w niedzielę i święta, a także w nocy,

• godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy (z pewnymi wyjątkami),

• dyżury – ich miejsce i czas,

• urlopy (wypoczynkowe, okolicznościowe itp.),

• zwolnienia od pracy (np. opieka nad dzieckiem),

• nieobecności usprawiedliwione i nieusprawiedliwione.

Brak któryś z tych elementów będzie stanowić niepełną ewidencję. Ponadto należy pamiętać, tak jak w wypadku przechowywania pozostałej dokumentacji, o obowiązku wywiązywania się z przepisów RODO.

Brak wypełnienia obowiązku związanego z RODO

Poza obowiązkami wynikającymi z Kodeksu pracy, które dotyczą sposobu przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz akt osobowych pracownika, pracodawca musi pamiętać, że niezależnie od tych przepisów musi on również spełniać wszystkie wytyczne wynikające z RODO. Należą do nich między innymi:

• przekazanie pracownikom klauzuli informacyjnej o przetwarzaniu ich danych osobowych (art. 13 RODO);

• udzielanie pracownikom upoważnień do przetwarzania danych osobowych;

• wprowadzenie ogólnych procedur RODO i zapoznanie z nimi pracowników;

• przeprowadzenie stosownych szkoleń.

Źródło: https://paluckiszkutnik.pl/dokumentacja-pracownicza-i-prawo-pracy/